Team und Standorte verwalten

Kolleg:innen lädst du unter Einstellungen → Team per E-Mail ein und gibst ihnen eine Rolle. Diese Rolle gilt pro Standort, und genau das macht Bela für Mehr-Standort-Betriebe stark: dasselbe Team kann mehrere Standorte betreuen, ohne die Posteingänge zu vermischen.

Mitglieder einladen

1. Geh zu Einstellungen → Team und klick auf „Einladen”.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein und sende die Einladung ab. Die Person bekommt einen Link per Mail.
3. Nach dem Annehmen erscheint sie in der Team-Übersicht.

Ist die Person bereits in eurer Organisation (arbeitet z. B. an einem anderen Standort), wird sie ohne neue E-Mail direkt als Mitglied hinzugefügt.

✓ Keine Nutzer-Begrenzung: Lad so viele Kolleg:innen ein, wie ihr wollt. Die Anzahl der Team-Mitglieder ist nicht limitiert und kostet nichts extra.

Die Rollen

• Mitglied arbeitet mit dem Posteingang, den Patienten und Terminen und sieht die Statistiken des Standorts.
• Admin kann zusätzlich Einstellungen ändern und das Team verwalten: einladen, Rollen ändern, deaktivieren.
• Praxisinhaber ist zusätzlich für Vertrag und Abonnement zuständig.

Die Rolle gilt pro Standort. Dieselbe Person kann an Standort A Admin und an Standort B Mitglied sein. Du änderst sie jederzeit über Rollen bearbeiten in der Team-Übersicht.

✓ Vertrags- und Zahlungsdaten sieht ausschließlich der Praxisinhaber. Weder Mitglieder noch Admins haben Zugriff auf das Abonnement. Diese Daten gelten standortübergreifend für die gesamte Organisation.

Zugang entziehen

Ein Mitglied entfernst du über Einstellungen → Team → Menü → „Deaktivieren”. Das entzieht den Zugang zur ganzen Organisation. Soll nur ein einzelner Standort entzogen werden, schreib an rezeption@bela.health.

Mehrere Standorte: dezentrale Rezeption

Habt ihr mehrere Standorte, bündelt Bela sie unter einer Organisation, hält die Posteingänge aber getrennt: Jeder Standort hat seinen eigenen Posteingang, eigene Konfiguration und eigene Statistiken. Ein Mitglied sieht nur die Standorte, für die es freigeschaltet ist, und wechselt oben zwischen ihnen.

Weil dieselbe Person mehreren Standorten zugeordnet sein kann, muss nicht jeder Standort seine Anrufe allein stemmen. Bela nimmt an jedem Standort die Anrufe an und legt sie strukturiert ab, die Nachbearbeitung kann aber jede freie Kraft übernehmen, egal wo der Anruf einging:

• Lastspitzen glätten: Läuft an einem Standort das Telefon heiß und ein anderer ist ruhig, greift das entlastete Team mit.
• Keine unbesetzten Zeiten: Urlaub, Krankheit oder Mittagspause an einem Standort führen nicht zu verpassten Anrufen, ein anderer Standort fängt sie auf.
• Zentrale Kraft möglich: Eine Person oder ein kleines Team kann die Rückrufe und Anliegen mehrerer Standorte gebündelt abarbeiten.

In jeder Nachricht steht, für welchen Standort der Anruf kam, sodass Rückrufe und Terminvergabe immer dem richtigen Standort zugeordnet bleiben. Öffnungszeiten, Leistungsangebot, Ansage und Weiterleitungen stellst du pro Standort ein.

Standorte hinzufügen oder reduzieren

Standorte hängen am Abonnement. Du siehst die Anzahl unter Einstellungen → Abonnement und passt sie über „Abo verwalten” an (Details unter Rechnungen und Abo verwalten). Eine Erhöhung wird sofort wirksam, eine Reduzierung zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorgemerkt.

Für die technische Ersteinrichtung eines neuen Standorts (eigene Nummer, Weiterleitung, Konfiguration) melde dich bei rezeption@bela.health, dann nehmen wir ihn gemeinsam in Betrieb.

Häufige Fragen dazu

Sieht jeder Standort die Anrufe der anderen?

Nein. Jeder Standort hat seinen eigenen, getrennten Posteingang. Ein Mitglied sieht nur die Standorte, für die es freigeschaltet ist, und wechselt oben zwischen ihnen oder nutzt die gebündelte Übersicht über alle seine Standorte.

Können wir Anrufe standortübergreifend auffangen?

Ja. Weil dasselbe Team mehrere Standort-Posteingänge sehen kann, lassen sich Anrufe dezentral verteilen: Wer gerade Kapazität hat, übernimmt, egal von welchem Standort der Anruf kam. Das gleicht Lastspitzen aus, ohne dass ein Standort unbesetzt wirkt.

Wie fügen wir einen weiteren Standort hinzu?

Standorte hängen am Abonnement und werden unter Einstellungen → Abonnement → Abo verwalten hinzugefügt. Für die technische Ersteinrichtung eines neuen Standorts melde dich bei rezeption@bela.health.