Anrufe zu Bela weiterleiten

So leitest du dein Praxistelefon an Bela weiter. Deine Praxisnummer bleibt bestehen, du hinterlegst nur die Weiterleitung. Eingerichtet wird sie immer an deinem Anschluss (am Telefon, beim Anbieter oder in der Telefonanlage), nicht in Bela: Wir liefern nur die Zielrufnummer, an die weitergeleitet wird.

1. Belas Nummer finden

Öffne die Bela-App unter app.bela.health und geh zu Einstellungen → Telefonassistenz. Dort steht die Nummer, an die weitergeleitet wird. Diese Nummer setzt du gleich an der Stelle [Nummer] ein.

2. Umleitung einrichten

Wo du die Umleitung einrichtest, hängt vom Anschluss ab. Am besten läuft sie netzseitig, also direkt beim Anbieter, statt über deinen Router:

• Festnetz per Steuercode (empfohlen): Code direkt am Telefon eingeben, die Umleitung läuft dann beim Anbieter.
• Mobil / Handy: eigene Codes, siehe zweite Tabelle.
• VoIP / Kundenportal: Greifen die Steuercodes nicht (manche VoIP- und Kabelanschlüsse), richtest du die Umleitung im Kundenportal deines Anbieters ein.
• Router (FRITZ!Box & Co.) oder Telefonanlage: möglich, aber mit Nachteilen bei der Rufnummernübermittlung, siehe Abschnitt Rufnummer des Anrufers erhalten.

⚠️ Telefontarif prüfen. Belas Nummer ist eine Mobilfunknummer, jede Weiterleitung ist damit ein Gespräch ins Mobilfunknetz. Stell sicher, dass dein Tarif eine Mobilfunk-Flat enthält, sonst kann pro weitergeleitetem Anruf eine Verbindungsgebühr anfallen. Bei hohem Anrufaufkommen summiert sich das.

Steuercodes eingeben

Gib den Code direkt am Telefon ein und ersetze [Nummer] durch Belas Nummer. Drück danach die Anruftaste, als würdest du anrufen. Eine kurze Ansage oder ein Signalton bestätigt, dass die Umleitung sitzt.

Am Festnetz:

Umleitung	Aktivieren	Ausschalten	Status abfragen
Sofort (alle Anrufe)	*#*21*[Nummer]#	*##21#	*#*#21#
Verzögert bei Nichtmelden	*#*61*[Nummer]*[Sekunden]#	*##61#	*#*#61#
Bei Besetzt	*#*67*[Nummer]#	*##67#	*#*#67#
Bei nicht erreichbar	*#*62*[Nummer]#	*##62#	*#*#62#

Die Verzögerung gibst du in 5er-Schritten an (5, 10, 15…). Wir empfehlen 10 Sekunden, dann hat dein Team Zeit, zuerst ranzugehen. Beispiel: *#*61*[Nummer]*10#.

Am Handy beginnen die Codes mit ** statt *#*, gelten aber genauso netzweit nach GSM-Standard (Telekom, Vodafone, o2 und deren Reseller), ohne App:

Umleitung	Aktivieren	Ausschalten	Status abfragen
Sofort (alle Anrufe)	**21*[Nummer]#	##21#	*#21#
Verzögert bei Nichtmelden	**61*[Nummer]**[Sekunden]#	##61#	*#61#
Bei Besetzt	**67*[Nummer]#	##67#	*#67#
Bei nicht erreichbar	**62*[Nummer]#	##62#	*#62#

Nicht jeder Anbieter unterstützt alle Codes, vor allem die bedingten (verzögert, besetzt, nicht erreichbar). Greift einer nicht, schreib uns, dann richten wir es gemeinsam ein.

Telekom Cloud PBX

Nutzt eure Praxis die Telekom Cloud PBX, richtest du die Umleitung im Kundenportal statt per Steuercode ein:

1. Bei MyPortal anmelden.
2. Der Telekom-Anleitung zur Rufweiterleitung folgen.
3. Als Ziel Belas Nummer eintragen. Wähle Rufweiterleitung Sofort, wenn Bela jeden Anruf annehmen soll. Soll zuerst das Praxisteam rangehen, wähle Rufweiterleitung Nichtmelden und stelle etwa 10 Sekunden ein.
4. Änderungen speichern und die Umleitung wie in Abschnitt 4 beschrieben testen.

Rufnummer des Anrufers erhalten

Damit im Posteingang die Nummer des Anrufers steht und nicht eure Praxisnummer, muss der Anbieter die ursprüngliche Rufnummer bei der Weiterleitung mitschicken (beim Anbieter meist „CLIP no screening“ genannt). Bei den meisten Business-Tarifen ist das voreingestellt, sonst schaltet es der Anbieter auf Anfrage frei.

Genau deshalb empfehlen wir die netzseitige Umleitung per Steuercode statt über die FRITZ!Box oder den Router: Ein Router baut die Weiterleitung meist über ein zweites, ausgehendes Gespräch auf, dabei geht die Anrufernummer oft verloren (im Posteingang steht dann eure Praxisnummer, ein Rückruf ist nicht möglich), und kurze Verzögerungszeiten lassen sich nicht einstellen.

Bei einigen Tarifen, vor allem Kabel sowie Teilen von 1&1 und o2, klappt die Rufnummernübermittlung nicht. Dann leiten wir direkt beim Anbieter um statt über den Router. Melde dich unter rezeption@bela.health, dann finden wir das passende Setup.

3. Welche Umleitung empfehlen wir?

• Empfohlen: direkte Umleitung. Bela geht bei jedem Anruf sofort ran, so bleibt vorne Ruhe und kein Anruf geht verloren. Was wirklich zum Team muss, wird gezielt durchgestellt, auf Wunsch des Anrufers oder automatisch bei umsatzrelevanten Anliegen (siehe Anrufe weiterleiten). Dafür wird eine zweite Nummer am Praxistelefon registriert.
• Alternative: verzögerte Umleitung. Zuerst klingelt es in der Praxis, Bela fängt nur die Anrufe ab, die nach etwa 10 Sekunden niemand annimmt oder die besetzt sind.

⚠️ Deaktiviere einen bestehenden Anrufbeantworter am Telefon und beim Anbieter. Sonst nimmt er vor Bela ab und der Anruf erreicht Bela nicht.

Nur zu bestimmten Uhrzeiten umleiten lässt sich nicht per Steuercode, sondern nur in einer Telefonanlage oder beim Anbieter. Meist einfacher: dauerhaft verzögert umleiten, dann geht tagsüber zuerst euer Team ran und Bela fängt den Rest ab.

4. Umleitung testen

Prüf zum Schluss, ob die Umleitung wirklich greift:

1. Nimm ein zweites Telefon (nicht das umgeleitete) und wähl eure Praxisnummer.
2. Bei sofortiger Umleitung meldet sich Bela direkt, bei verzögerter erst nach der eingestellten Klingeldauer.
3. Nenn ein kurzes Testanliegen und leg wieder auf.
4. Wenige Sekunden später sollte der Testanruf im Posteingang deiner Bela-App stehen. Erscheint er, sitzt die Umleitung.

Geht Bela nicht ran? Häufige Ursachen: Steuercode vom Anbieter nicht unterstützt (Mobilfunk vs. Festnetz), alter Anrufbeantworter noch aktiv, oder bei iPhones die Funktion „Live Voicemail“ (ab iOS 18 unter Einstellungen → Telefon ausschalten).

Anrufe ans Team durchstellen

Sobald die Umleitung steht, legst du fest, welche Anrufe Bela selbst bearbeitet und welche direkt ans Team gehen, etwa Notfälle oder neue Terminanfragen. Wie das geht (inklusive der zweiten Durchstellnummer für „Bela nimmt alle Anrufe an“), steht in Anrufe weiterleiten.

Häufige Fragen dazu

Richtet Bela die Umleitung für mich ein?

Nein, das machst du selbst am Telefon oder dein Anbieter. Von uns bekommst du die Zielrufnummer, alles Weitere passiert an deinem Anschluss, den wir technisch nicht steuern. Beim Onboarding gehen wir es gemeinsam durch. Wir sehen, ob Anrufe bei Bela eingehen, aber nicht die Umleitungseinstellungen deines Anbieters.

Kostet mich die Weiterleitung an Bela etwas?

Belas Nummer ist eine Mobilfunknummer, ob eine Weiterleitung dorthin Gebühren verursacht, hängt von deinem Telefontarif ab. Mit einer Mobilfunk-Flat ist sie in der Regel inklusive, ohne kann pro weitergeleitetem Anruf eine Verbindungsgebühr anfallen. Prüf das vor dem Einrichten in deinem Tarif, bei hohem Anrufaufkommen macht das einen Unterschied.

Kann ich mit meiner Nummer weiter normal rausrufen?

Ja, ganz normal. Umgeleitet werden nur ankommende Anrufe, dein eigenes Rauswählen bleibt unverändert.

Mein Steuercode wird abgelehnt oder funktioniert nicht.

Das kommt vor. Manche Anbieter kennen nicht alle Codes, schalten Rufumleitungen erst auf Anfrage frei, oder die Codes greifen bei VoIP-Anschlüssen gar nicht (dann geht es nur über das Kundenportal). Vor allem die bedingten Codes (verzögert, besetzt, nicht erreichbar) laufen bei manchen Anbietern nicht zuverlässig, u.a. 1&1, Vodafone, o2 und wilhelm.tel. Frag im Zweifel deinen Anbieter oder melde dich unter rezeption@bela.health.

Mein iPhone leitet nicht weiter.

Auf dem iPhone kann die Funktion „Live Voicemail“ (seit iOS 18) dazwischenfunken. Wenn die Umleitung nicht greift, schalte sie in den iPhone-Einstellungen unter Telefon ab und teste erneut.