Anrufe zu Bela weiterleiten

So leitest du dein Praxistelefon an Belas Nummer weiter. Deine Praxisnummer bleibt bestehen, du hinterlegst nur die Weiterleitung.

⚠️ Wichtig: Eingerichtet wird die Umleitung immer an deinem Anschluss, also am Telefon, beim Anbieter oder in der Telefonanlage, nicht in Bela. Wir liefern nur die Zielrufnummer. Ob die Umleitung sauber sitzt, siehst am Ende du bzw. dein Anbieter, wir erkennen lediglich, ob Anrufe bei Bela ankommen.

1. Belas Nummer finden

Öffne die Bela-App unter app.bela.health und geh zu Einstellungen → Telefonassistenz. Dort steht die Nummer, an die weitergeleitet wird. Diese Nummer setzt du gleich an der Stelle [Nummer] ein.

2. Umleitung einrichten

Wo du die Umleitung einrichtest, hängt vom Anschluss ab. Wichtig ist die Unterscheidung, ob die Umleitung direkt im Netz (beim Anbieter) oder in eurem Router / eurer Telefonanlage landet:

• Festnetz per Steuercode (empfohlen): Du tippst den Code direkt am Telefon ein, die Umleitung läuft dann netzseitig beim Anbieter (Tabelle unten).
• Mobil / Handy: eigene Codes, siehe separate Tabelle weiter unten.
• Router (FRITZ!Box & Co.) oder Telefonanlage: Umleitung als Regel im Gerät. Möglich, aber mit Nachteilen bei der Rufnummernübermittlung, siehe Warnhinweis unten.
• VoIP / Kundenportal: Greifen die Steuercodes nicht (manche VoIP- und Kabel-Anschlüsse), richtest du die Umleitung im Kundenportal deines Anbieters ein.

⚠️ Nicht jeder Anbieter unterstützt alle Codes. Vor allem die bedingten Codes (verzögert, besetzt, nicht erreichbar) laufen bei manchen Anbietern nicht zuverlässig, u.a. 1&1. Wichtig: Das betrifft die netzseitige Umleitung per Steuercode, nicht eine im Router gesetzte Umleitung. Greift ein Code nicht, schreib an rezeption@bela.health, dann richten wir es gemeinsam ein.

Steuercodes am Festnetz

Gib den Code direkt am Telefon ein und ersetze [Nummer] durch Belas Nummer. Drücke danach die Anruftaste, als würdest du anrufen. Eine kurze Ansage oder ein Signalton bestätigt, dass die Umleitung sitzt.

Umleitung	Aktivieren	Ausschalten	Status abfragen
Sofort (alle Anrufe)	*#*21*[Nummer]#	*##21#	*#*#21#
Verzögert bei Nichtmelden	*#*61*[Nummer]*[Sekunden]#	*##61#	*#*#61#
Bei Besetzt	*#*67*[Nummer]#	*##67#	*#*#67#
Bei nicht erreichbar	*#*62*[Nummer]#	*##62#	*#*#62#

✓ Verzögerung: [Sekunden] in 5er-Schritten (5, 10, 15…). Wir empfehlen 10 Sekunden, dann hat dein Team Zeit, zuerst ranzugehen. Beispiel: *#*61*[Nummer]*10#.

✓ Code zu lang fürs Telefon? Manche Telefone haben ein Zeichenlimit (ein FRITZ!Fon z.B. nur 22 Zeichen). Speichere die Sequenz dann als Eintrag im Telefonbuch der FRITZ!Box und ruf sie von dort auf, so gilt kein Limit.

Steuercodes am Handy (mobil)

Am Handy (iPhone und Android) gelten leicht andere Codes, sie beginnen mit ** statt *#*. Netzweit nach GSM-Standard (Telekom, Vodafone, o2 und deren Reseller), ohne App. Code eintippen, Anrufen drücken, die Bestätigung erscheint als Displaymeldung.

Umleitung	Aktivieren	Ausschalten	Status abfragen
Sofort (alle Anrufe)	**21*[Nummer]#	##21#	*#21#
Verzögert bei Nichtmelden	**61*[Nummer]**[Sekunden]#	##61#	*#61#
Bei Besetzt	**67*[Nummer]#	##67#	*#67#
Bei nicht erreichbar	**62*[Nummer]#	##62#	*#62#

3. Welche Umleitung empfehlen wir?

• Empfohlen: direkte Umleitung. Bela geht bei jedem Anruf sofort ran, so bleibt vorne Ruhe und kein Anruf geht verloren. Was wirklich zum Team muss, wird gezielt durchgestellt, auf Wunsch des Anrufers oder automatisch bei umsatzrelevanten Anliegen. Wie das geht, steht in Anrufe weiterleiten. Fürs Durchstellen wird eine zweite Nummer am Praxistelefon registriert.
• Alternative: verzögerte Umleitung. Wenn ihr wollt, dass es zuerst in der Praxis klingelt und der Empfang die Chance hat ranzugehen. Bela fängt dann nur die Anrufe ab, die nach etwa 10 Sekunden niemand annimmt oder die auf Besetzt laufen.

⚠️ Deaktiviere einen bestehenden Anrufbeantworter am Telefon und beim Provider. Sonst nimmt er vor Bela ab und Bela bekommt den Anruf nicht.

Nur zu bestimmten Uhrzeiten umleiten? Das lässt sich nur in einer Telefonanlage oder beim Anbieter hinterlegen, nicht per Steuercode. Meist einfacher: dauerhaft verzögert umleiten, dann geht tagsüber zuerst euer Team ran und Bela fängt den Rest ab.

⚠️ Besser netzseitig umleiten als über die FRITZ!Box / den Router. Ein Router leitet den Anruf oft über ein zweites, ausgehendes Gespräch weiter. Dabei kann die Nummer des ursprünglichen Anrufers verloren gehen, im Posteingang steht dann eure eigene Praxisnummer statt der des Patienten und ein Rückruf ist nicht möglich. Außerdem sind kurze Verzögerungszeiten hier oft nicht einstellbar. Deshalb empfehlen wir die netzseitige Umleitung per Steuercode (oben) oder direkt im Kundenportal des Anbieters.

Rufnummer des Anrufers (Clip No Screening)

Damit im Posteingang die Nummer des Anrufers steht (und nicht eure Praxisnummer), muss der Anbieter die ursprüngliche Rufnummer bei der Umleitung mitschicken. Das Merkmal heißt beim Anbieter meist „Clip No Screening”. Bei den meisten Business-Tarifen ist es voreingestellt; wenn nicht, lässt es sich beim Anbieter freischalten (ein Anruf genügt).

Bei einigen Tarifen, vor allem Kabel sowie Teilen von 1&1 und o2, funktioniert das nicht. Dann leiten wir nicht über den Router, sondern direkt beim Anbieter um. Melde dich bei rezeption@bela.health, dann finden wir das passende Setup.

4. Umleitung testen

Prüf zum Schluss, ob die Umleitung wirklich greift:

1. Nimm ein zweites Telefon (nicht das umgeleitete) und wähl eure Praxisnummer.
2. Bei sofortiger Umleitung meldet sich Bela direkt, bei verzögerter erst nach der eingestellten Klingeldauer.
3. Nenn ein kurzes Testanliegen und leg wieder auf.
4. Wenige Sekunden später sollte dieser Testanruf im Posteingang deiner Bela-App stehen. Erscheint er, sitzt die Umleitung.

Kein Testanruf möglich oder Bela geht nicht ran? Häufige Ursachen: Steuercode vom Anbieter nicht unterstützt (Mobilfunk vs. Festnetz), alter Anrufbeantworter noch aktiv, oder bei iPhones die „Live Voicemail” (ab iOS 18 in den iPhone-Einstellungen unter Telefon ausschalten).

Anrufe ans Team durchstellen

Sobald die Umleitung steht, kannst du festlegen, welche Anrufe Bela selbst bearbeitet und welche direkt an dein Team gehen, etwa Notfälle oder neue Terminanfragen sofort durchstellen. Wie das geht (inklusive der zweiten Durchstellnummer für „Bela nimmt alle Anrufe an”), steht in Anrufe weiterleiten.

Häufige Fragen dazu

Richtet Bela die Umleitung für mich ein?

Nein, das musst du selbst am Telefon machen (oder dein Anbieter). Von uns bekommst du die Zielrufnummer, alles Weitere passiert an deinem Anschluss, den wir technisch nicht steuern. Wir sehen, ob Anrufe bei Bela eingehen, aber nicht die Umleitungseinstellungen deines Anbieters. Beim Onboarding gehen wir das gemeinsam durch.

Kann ich mit meiner Nummer weiter normal rausrufen?

Ja, ganz normal. Umgeleitet werden nur ankommende Anrufe, dein eigenes Rauswählen bleibt unverändert.

Welche Verzögerung ist am besten?

Bei verzögerter Umleitung sehen wir die besten Ergebnisse bei 10 Sekunden. Dann hat dein Team Zeit, selbst ranzugehen, bevor Bela übernimmt.

Warum empfehlt ihr die Umleitung nicht über die FRITZ!Box? (In der Inbox steht meine eigene Praxisnummer)

Eine FRITZ!Box baut beim Weiterleiten ein zweites Gespräch zu Bela auf, dabei kann die Anrufernummer verloren gehen (in der Inbox steht dann eure Praxisnummer, ein Rückruf ist nicht möglich). Deshalb per Steuercode am Telefon umleiten, nicht über die FRITZ!Box. Details im Abschnitt Steuercodes.

Mein Steuercode wird abgelehnt. Was tun?

Das kommt vor: Ein Teil der Anbieter kennt nicht alle Codes, manche schalten Rufumleitungen erst auf Anfrage frei, und bei einigen VoIP-Anschlüssen greifen die Codes gar nicht, dort geht es nur über das Kundenportal. Frag im Zweifel deinen Anbieter oder melde dich unter rezeption@bela.health.

Mein iPhone leitet nicht weiter.

Auf dem iPhone kann die Funktion „Live Voicemail“ (seit iOS 18) dazwischenfunken. Wenn die Umleitung nicht greift, schalte sie in den iPhone-Einstellungen unter Telefon ab und teste erneut.

Bei welchen Anbietern funktionieren die Steuercodes nicht zuverlässig?

Die bedingten Codes (verzögert, besetzt, nicht erreichbar) laufen bei manchen Anbietern nicht zuverlässig, u.a. 1&1, Vodafone, o2 und wilhelm.tel. Greift ein Code nicht, schreib an rezeption@bela.health, dann richten wir es gemeinsam ein.