Erreichbarkeit steuern: Einschränkung und Aufnahmestopp

Wenn ihr mal nicht wie gewohnt erreichbar seid, sagst du das Bela in der Konfiguration. Zwei Werkzeuge: die temporäre Einschränkung für allgemeine Hinweise (Betriebsferien, Fortbildung, Urlaub) und den Aufnahmestopp für einzelne Leistungsbereiche, in denen ihr gerade keine neuen Patienten annehmt. Bela nimmt Anliegen in beiden Fällen weiter auf, es geht nichts verloren.

Beides stellst du in der Bela-App unter Einstellungen → Telefonassistenz → Konfigurieren im Bereich Organisatorisches ein.

Temporäre Einschränkung

Nutze die temporäre Einschränkung für Zeiten, in denen Rezeption oder Behandlungsteam vorübergehend nicht oder nur eingeschränkt da sind, zum Beispiel Betriebsferien, Urlaub, eine Fortbildung oder eine Betriebsversammlung.

Bela weist Anrufer zu Gesprächsbeginn kurz auf die Einschränkung hin, nimmt das Anliegen aber trotzdem auf und leitet es ans Team weiter.

So richtest du sie ein:

1. Aktiviere die temporäre Einschränkung.
2. Schreib in wenigen Worten, was gerade gilt. Zum Beispiel:
   • „Wir sind vom 22.07. bis 05.08. in den Betriebsferien”
   • „Wir haben heute Betriebsversammlung bis 14 Uhr”
   • „Das Team ist bis Montag auf einer Fortbildung”
3. Optional: Setz ein Enddatum, dann endet die Einschränkung automatisch. Ohne Enddatum bleibt sie aktiv, bis du sie wieder abschaltest.

✓ Für Urlaub und Betriebsferien ist die temporäre Einschränkung genau das richtige Werkzeug: Hinweis rein, Enddatum setzen, fertig. Bela informiert Anrufer über den Zeitraum und nimmt ihr Anliegen trotzdem auf.

Aufnahmestopp

Mit dem Aufnahmestopp sagst du Bela, dass ihr aktuell keine neuen Patienten oder Verordnungen für bestimmte Bereiche annehmt. Bestandspatienten mit Folgeterminen werden weiterhin behandelt.

Nützlich, wenn ein Bereich ausgelastet ist, die anderen aber normal weiterlaufen sollen.

So richtest du ihn ein:

1. Aktiviere den Aufnahmestopp.
2. Wähle die betroffenen Bereiche aus:
   • Heilmittel
   • Reha-Nachsorge
   • Fitness
   • Weitere Angebote
3. Für die ausgewählten Bereiche sagt Bela neuen Patienten ab, für alle anderen läuft die Terminvergabe normal weiter.

Der Aufnahmestopp bleibt aktiv, bis du ihn wieder abschaltest. Denk also daran, ihn zu deaktivieren, sobald ihr wieder aufnehmt.

Häufige Fragen dazu

Was ist der Unterschied zwischen temporärer Einschränkung und Aufnahmestopp?

Die temporäre Einschränkung ist ein allgemeiner Hinweis mit optionalem Enddatum, etwa für Betriebsferien oder eine Fortbildung. Der Aufnahmestopp betrifft gezielt einzelne Leistungsbereiche, für die ihr aktuell keine neuen Patienten oder Verordnungen annehmt.

Werden Bestandspatienten vom Aufnahmestopp betroffen?

Nein. Ein Aufnahmestopp betrifft nur neue Patienten und Verordnungen in den ausgewählten Bereichen. Bestandspatienten mit Folgeterminen werden weiterhin behandelt.

Muss ich die Einschränkung wieder abschalten?

Beim Aufnahmestopp und bei der Einschränkung ohne Enddatum ja, die bleiben aktiv, bis du sie wieder deaktivierst. Bei der temporären Einschränkung kannst du optional ein Enddatum setzen, dann endet sie automatisch.