Bela für die Einrichtung einarbeiten

Was Bela über deine Einrichtung wissen muss, hinterlegst du unter Einstellungen → Telefonassistenz → Konfigurieren. Die Konfiguration ist in fünf Reiter aufgeteilt: Organisatorisches, Heilmittel, Reha-Nachsorge, Fitness und Weitere Angebote. Fang mit Öffnungszeiten und Leistungsangebot an, der Rest lässt sich jederzeit ergänzen.

Wichtig: Nach jeder Änderung unten rechts auf Speichern klicken. Sonst ist die Angabe weg.

Organisatorisches

Im Reiter Organisatorisches stehen die Rahmendaten eurer Praxis.

Öffnungszeiten

Trag ein, wann ihr erreichbar seid und wann therapiert wird, damit Bela die richtige Auskunft gibt (etwa auf „Wann kann ich jemanden persönlich sprechen?”). Du kannst die Zeiten getrennt hinterlegen:

• Rezeption: wann der Empfang persönlich besetzt ist.
• Therapie: eure Behandlungszeiten. Arbeitest du am Wochenende nur nach Vereinbarung, schreib genau das rein: „Samstag und Sonntag nach Vereinbarung”.
• Training: falls ihr einen Trainingsbereich mit eigenen Zeiten habt.

Anfahrt und Parkmöglichkeiten

Alles, was Anrufern bei der Anfahrt hilft: Adresse, Parken („kostenlose Parkplätze vor Ort”) und Anbindung („Bushaltestelle zwei Minuten entfernt”). Bela nennt diese Infos dann direkt am Telefon. Bei mehreren Standorten hinterlegst du die Anfahrt pro Standort.

Absageregelungen

Trag ein, wie ihr mit kurzfristigen Absagen umgeht, zum Beispiel die Frist und ob eine Ausfallgebühr anfällt. Bela weist Anrufer beim Absagen dann auf eure Regelung hin. Beispiel: „Termine, die kurzfristig abgesagt werden, können mit einer Ausfallgebühr berechnet werden. Das gilt nur für Heilmitteltermine, nicht für Kurse.”

Eigenes Wissen hinterlegen

Für Dinge, die in keinen festen Bereich passen, legst du eigene Wissensblöcke an (Titel plus Inhalt). Das funktioniert wie ein kleines Briefing an Bela. Typisches Beispiel ist ein Notdienst: Block „Physio-Notdienst” anlegen und beschreiben, wie Anrufer euch außerhalb der Sprechzeiten erreichen (etwa per WhatsApp unter einer bestimmten Nummer). Bela gibt diese Info dann gezielt weiter.

Heilmittel

Im Reiter Heilmittel gehst du dein Leistungsangebot durch und klickst an, was ihr tatsächlich anbietet: Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie. Die gängigen Heilmittel sind standardmäßig aktiv, du schaltest nur aus, was ihr nicht macht.

Innerhalb jedes Fachbereichs (Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie) steuerst du die einzelnen Heilmittel feiner, in der Physiotherapie etwa KG, MT, MLD, KG-Gerät, PNF oder Bobath. Klick an, was verordnet wird, und lass den Rest aus. Bela kennt dann den passenden Ablauf, die Zuzahlungsregeln und die umgangssprachlichen Begriffe zu jedem Heilmittel, ohne dass du das extra erklären musst.

Hausbesuche und Einzugsgebiet

Wenn ihr Hausbesuche macht, aktiviere den Schalter. Bela fragt bei einem Hausbesuch-Wunsch dann automatisch die Adresse ab und legt das Anliegen in die Inbox, sodass ihr entscheiden könnt, ob und wann ihr fahrt.

Das Einzugsgebiet (bediente Stadtteile) lässt du am besten aus. Der Grund: Die KI müsste sich sehr genau mit Adressen auskennen, um Gebiete zuverlässig zuzuordnen. Im Normalfall reicht es, wenn Bela die Adresse aufnimmt und ihr im Team entscheidet. Wenn du es doch nutzt, arbeite mit Bezirken oder Stadtteilen statt mit Kilometerangaben.

Sektorale Heilpraktiker-Leistungen

Wenn ihr sektorale Heilpraktiker-Leistungen anbietet, kann Bela Anrufern auch ohne Verordnung einen Termin anbieten.

✓ Mehr Umsatz pro Termin: Fragt jemand nach einem Termin ohne Verordnung, kann Bela beiläufig erwähnen, dass das als Selbstzahlerleistung auch als längerer 30-Minuten- oder Doppeltermin möglich ist. So erfahren interessierte Patienten von der Option.

Reha-Nachsorge

Im Reiter Reha-Nachsorge aktivierst du Rehasport, T-RENA oder IRENA, falls ihr das anbietet. Bela kennt dann die jeweiligen Rahmenbedingungen (Genehmigung, Anzahl der Einheiten, Kostenträger) und führt Anrufer durch die Erstanfrage. Wenn ihr nichts davon anbietet, lass den Reiter leer.

Fitness

Wenn ihr einen Trainingsbereich mit Mitgliedschaften habt (Studio-Tarife, EMS, Gerätetraining als Mitgliedschaft), aktiviere den Reiter Fitness und trag die Tarife, Probetrainings-Regeln und Kündigungsfristen ein. Bela gibt Anrufern dann die passenden Infos und nimmt Interessenten auf.

Weitere Angebote

Im Reiter Weitere Angebote kommt alles unter, was kein klassisches Heilmittel und keine Fitness-Mitgliedschaft ist.

Osteopathie

Osteopathie aktivierst du hier. Dabei kannst du fein steuern, welche Behandlungen ihr anbietet und welche nicht (etwa Osteopathie für Kinder oder in der Schwangerschaft), sodass Bela nur passende Termine anbietet und aufnimmt.

Präventionskurse (§ 20)

Präventionskurse nach § 20 aktivierst du hier. Hinterleg dazu die Kurse, die ihr anbietet.

Benenn sie dabei so, wie Patienten am Telefon danach fragen („Rückenschule”, „Wassergymnastik”, „Pilates”), nicht nur mit dem internen Kursnamen. So erkennt Bela die Anfrage sicher.

Bela weiß, wie Präventionskurse funktionieren, und erklärt Patienten auch, wie die Erstattung durch die Krankenkasse läuft.

Selbstzahlerleistungen

Für sonstige Selbstzahlerleistungen (Wellness und Massagen, Diagnostik, Naturheilkunde und Ähnliches) legst du je Angebot einen eigenen Wissensblock an (Titel plus Inhalt), zum Beispiel „Wellness” oder „Diagnostik”. Wirf verschiedene Leistungen nicht in einen gemeinsamen Block, sondern trenne sie, damit Bela jede sauber zuordnet.

Häufige Fragen dazu

Muss ich Bela alles auf einmal beibringen?

Nein. Bela funktioniert schon mit den Grundangaben. Öffnungszeiten und Leistungsangebot lohnen sich zuerst, den Rest ergänzt du nach und nach, alles ist jederzeit änderbar.

Warum liest Bela manche Angaben falsch vor?

Meist liest Bela solche Angaben schon richtig vor. Noch zuverlässiger wird es, wenn du Sonderzeichen wie Bindestriche und Punkte ausschreibst: „7 bis 19 Uhr“ statt „7-19 Uhr“, und bei E-Mail oder Webadresse „bela punkt health“ oder „bela minus health punkt D E“. Ein kleiner Kniff, der die Ansage besonders sauber macht.

Kann ich die Begrüßung und Ansage selbst ändern?

Die Begrüßung und der Ansagetext sind aktuell nicht frei selbst anpassbar. Grund ist der enthaltene Transparenzhinweis (dass ein KI-Assistent das Gespräch aufnimmt), der aus regulatorischen und Datenschutzgründen verlässlich gesetzt sein muss. Anpassungen an der Begrüßung sind aber auf Nachfrage möglich: melde dich per WhatsApp, unter rezeption@bela.health oder bei deiner Ansprechperson.