Patientenaufnahme

Neupatienten scannen im Wartebereich den QR-Code, bestätigen ihre Handynummer per SMS-Code und füllen Stammdaten, Versicherung und Dokumente am eigenen Handy aus, statt am Klemmbrett. Patienten ohne Handy nimmst du betreut über Tablet oder Praxishandy auf. Am Ende landet alles fertig in eurer Übersicht.

Der Ablauf für den Patienten

1. QR-Code scannen im Wartebereich (oder Link von zu Hause öffnen).
2. Handynummer bestätigen mit einem Code, den Bela per SMS schickt.
3. Stammdaten, Versicherung und Dokumente ausfüllen und passende Dokumente unterschreiben.
4. Fertig: der Fall erscheint in eurer Patientenübersicht.

Betreute Patientenaufnahme

Für Patient:innen, die die Aufnahme nicht selbst machen können (kein Handy, keine E-Mail, ältere Menschen), gibt es die betreute Aufnahme. Du brauchst dafür ein Praxishandy oder Tablet.

1. In der Inbox oben rechts auf das Symbol mit dem Plus.
2. „Betreute Aufnahme starten” wählen.
3. Daten gemeinsam erfassen, dann dem Patienten zum Unterschreiben das Tablet hindrehen, wie bei der Post.

⚠️ Sicherheitshinweis: Fülle die Daten am besten selbst aus und gib das Gerät nicht aus der Hand. Nur für die Unterschrift zum Patienten drehen.

Wenn ein Patient nicht unterschreiben will

Das ist ein emotionales Thema, kein technisches, und kommt vor. Je nach Patient hilft einer dieser Ansätze:

Sachlich aufklären (der Normalfall):

„Ihre Daten bleiben bei uns, dafür sind wir verantwortlich. Gespeichert wird verschlüsselt auf Servern in Deutschland, nichts wird an Fremde weitergegeben. Das ist sicherer als der Aktenschrank am Empfang. Auskunft oder Löschung können Sie jederzeit bei uns verlangen.”

Wenn der Patient empathisch ist:

„Behandlungsvertrag und Doku sind Teil der Patientenakte und müssen gesetzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Papier würden wir sowieso einscannen und digital ablegen. So sparen wir Arbeit und können uns auf die Therapie konzentrieren.”

Im Härtefall, wenn es einfach sein muss:

„Wir arbeiten mit einer Praxissoftware für Termine und Abrechnung, die genauso datenschutzkonform ist wie die Patientenaufnahme. Ihre Daten werden in jedem Fall digital verarbeitet. Eine Praxis, die komplett ohne Software arbeitet, gibt es praktisch nicht mehr.”

✓ Hintergrund: Ihr bleibt für die Daten verantwortlich, Bela verarbeitet sie in eurem Auftrag. Dafür schließen wir mit euch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und stellen fertige Textbausteine bereit, die ihr in eure eigenen Datenschutzhinweise übernehmen könnt und solltet.

Häufige Fragen dazu

Was ist, wenn ein Patient kein Handy oder keine E-Mail hat?

Dann nutzt du die betreute Patientenaufnahme: In der Inbox oben rechts auf das Symbol mit dem Plus, „Betreute Aufnahme starten“. Am besten füllst du die Daten selbst aus und drehst dem Patienten nur zum Unterschreiben das Tablet hin.

Erkennt Bela einen aufgenommenen Patienten am Telefon wieder?

Ja. Wer die Aufnahme über Bela gemacht hat und später von derselben Nummer anruft, wird von Bela direkt mit Namen erkannt. Der Empfang muss nicht mehr nachfragen, wer dran ist.

Ein Patient will nicht unterschreiben, weil er nicht weiß, was mit seinen Daten passiert. Was sagen wir?

Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland und werden nicht an Fremde weitergegeben, das ist sicherer als der Aktenschrank am Empfang. Auskunft und Löschung sind jederzeit möglich. Genau dafür gibt es die Datenschutzerklärung. Mehr dazu unten.

Muss der Patient die Aufnahme im Wartezimmer fertig machen?

Nein. Über den Link bzw. QR-Code kann er auch von zu Hause aus starten und in Ruhe ausfüllen. Der abgeschlossene Fall landet trotzdem in eurer Übersicht.

Bekommt der Patient seine unterschriebenen Dokumente?

Ja, automatisch. Sobald die Aufnahme abgeschlossen ist, erhält der Patient seine unterschriebenen Dokumente per E-Mail, ihr müsst nichts verschicken.