Patientenaufnahme einrichten

Unter Einstellungen → Dokumente lädst du deine Aufnahme-PDFs hoch, platzierst die Unterschriftsfelder und legst pro Dokument fest, wer es unterschreiben muss. Den QR-Code für den Wartebereich findest du links in der Leiste. Ein Dokument ohne Zuordnung bleibt inaktiv.

Dokumente hochladen

Geh zu Einstellungen → Dokumente und lade dein PDF hoch. Über das Menü (die drei Punkte) am Dokument ziehst du die Felder für Unterschrift, Datum und Name an die passende Stelle. Als Startpunkt liegen drei Beispiel-Vorlagen bereit: Behandlungsvertrag, Datenschutzerklärung und Honorarvereinbarung.

✓ Gut zu wissen: Das sind deine Dokumente und deine Inhalte. Bela stellt die Aufnahme und die sichere Ablage, prüft die Dokumente aber nicht inhaltlich.

Wer unterschreibt was

Pro Dokument öffnest du die Zuordnung und hakst an, für wen es gilt:

• Gesetzlich (GKV)
• Privat (PKV)
• Berufsgenossenschaft (BG)
• Selbstzahler

Bela legt dann jedem Patienten genau die Dokumente vor, die zu seiner Versicherung passen. Ein Behandlungsvertrag gilt meist für alle, eine Honorarvereinbarung nur für Selbstzahler.

⚠️ Ohne Zuordnung ist ein Dokument inaktiv und wird niemandem vorgelegt. Wenn ein Dokument bei der Aufnahme fehlt, ist fast immer die Zuordnung leer.

Rezeptionsmail: Wohin Patientenantworten gehen

Wenn Bela nach der Aufnahme die unterschriebenen Dokumente per E-Mail verschickt, können Patient:innen darauf antworten. Damit diese Antworten direkt bei dir in der Praxis landen, hinterlegst du unter Einstellungen → Allgemein eine Rezeptionsmail (die Antwort-Adresse).

Lässt du das Feld leer, verwendet Bela automatisch die E-Mail-Adresse eines Praxis-Mitarbeiters, damit nichts verloren geht. Trägst du eine eigene Adresse ein, wird diese verwendet.

✓ Gut zu wissen: Die Rezeptionsmail gilt pro Praxis. Hast du mehrere Standorte, kannst du sie je Praxis unterschiedlich festlegen.

Muster: Einwilligung für WhatsApp & Co.

Viele Praxen kommunizieren mit Patienten per Messenger (WhatsApp, Threema, Signal). Dafür braucht ihr eine datenschutzkonforme Einwilligung. Wir stellen dir dafür ein fertiges Muster bereit, rechtlich erstellt von unserem Partner Consularis:

Muster: Zustimmung zur Nutzung von Messenger-Diensten (PDF)

Lade das PDF herunter, ergänze deinen Praxisnamen und binde es wie deine anderen Dokumente über Einstellungen → Dokumente ein. Ordne es den Versichertengruppen zu, für die es gelten soll, dann legt Bela es bei der Aufnahme automatisch mit vor.

QR-Code für den Wartebereich

Links in der Leiste findest du den QR-Code. Druck ihn aus und leg ihn im Wartebereich aus, er ersetzt das Klemmbrett. Neupatienten scannen ihn und starten die Aufnahme direkt am eigenen Handy.

Sobald das steht, geht es im Alltag weiter mit dem Ablauf der Patientenaufnahme.

Häufige Fragen dazu

Warum wird mein Dokument keinem Patienten vorgelegt?

Ein Dokument ohne Zuordnung ist inaktiv. Öffne die Zuordnung und hak an, für wen es gilt (GKV, PKV, BG oder Selbstzahler). Erst dann legt Bela es bei der Aufnahme vor.

Kann ein Dokument für mehrere Versichertengruppen gelten?

Ja. Du kannst pro Dokument beliebig viele Gruppen ankreuzen. Der Behandlungsvertrag gilt meist für alle, die Honorarvereinbarung nur für Selbstzahler.

Was passiert, wenn ich ein Dokument nachträglich ändere?

Patient:innen, die die alte Version unterschrieben haben, werden bei der nächsten Aufnahme erneut durch den Signaturschritt geführt. So ist immer die aktuelle Version unterschrieben.

Wohin gehen Antworten von Patienten auf die Aufnahme-Dokumente?

An die Rezeptionsmail deiner Praxis. Die legst du unter Einstellungen → Allgemein fest. Ist das Feld leer, verwendet Bela automatisch die E-Mail-Adresse eines Praxis-Mitarbeiters, damit Antworten nicht verloren gehen.

Habt ihr eine Vorlage für die WhatsApp-Einwilligung?

Ja. Wir stellen ein fertiges Muster für die Einwilligung zur Nutzung von Messenger-Diensten (WhatsApp, Threema, Signal) bereit, rechtlich erstellt von unserem Partner Consularis. Du findest es im Abschnitt zur Messenger-Einwilligung, ergänzt deinen Praxisnamen und bindest es wie jedes andere Aufnahme-Dokument ein.